Entenda o uso das assinaturas de e-mail e as normas para utilização de Recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação
Em 2018, por meio da Resolução n.º 8/2018, alterada pela Resolução n.º28/2018, o TRT8 estabeleceu a norma de utilização dos Recursos de Tecnologia da Informação e Comunicação, regulando temas como o acesso à internet, comunicação eletrônica, uso de estações de trabalho e outros recursos de tecnologia da informação do TRT8. Com a resolução, magistrados, servidores, estagiários e terceirizados têm uma orientação clara sobre como proceder para a utilização dos recursos tecnológicos e de informação do TRT8.
Um do principais pontos da resolução estabelece a assinatura padrão de e-mail institucional. Objeto de ação conjunta da Setin e da Ascom do TRT8, a padronização tem o objetivo de identificar mais facilmente os usuários e seus setores, assim como seus contatos. De acordo com o artigo 5° da resolução todas as correspondências administrativas e judiciais enviadas por meio do sistema de comunicação eletrônica deverão conter a assinatura padrão.
Caso você ainda não tenha cadastrada, a assinatura pode ser gerada neste link (http://govti.trt8.jus.br/conformidade/pages/mail-signature.php). Ela deve ser feita com a fonte Sans Serif de tamanho normal e com as seguintes informações: Nome completo do usuário, função ou cargo, sua coordenadoria ou divisão, unidade organizacional e os contatos institucionais.
Para confecção da sua assinatura, você precisará saber a área que a sua unidade administrativa está subordinada. Tendo dúvida, consulte o organograma da área administrativa. Clique aqui.
Para Gilmara Santos, coordenadora de Infraestrutura e Suporte da SETIN, as assinaturas padronizadas facilitam a comunicação entre os usuários. “Hoje nós temos um problema porque a maior parte dos usuários não assina os e-mails, então gera a incerteza de com quem estamos falando e de que setor é o colega. A assinatura é uma forma de identificar melhor o setor do usuário e as formas de comunicação com ele, tanto telefone como o e-mail, assim como padronizar a assinatura institucional”, ressaltou Gilmara.
Do ponto de vista da comunicação, o uso da assinatura padrão permite uma identidade visual mais alinhada e o uso da logomarca do Tribunal de acordo com as normas de utilização. "O e-mail institucional é uma importante forma de comunicação e bastante utilizada no nosso Regional, seja com o público interno como com os diversos públicos externos. Quando iniciamos a ação com a Setin foi para adotarmos o padrão mais adequado a essas interações, e analisamos assinaturas de diversas instituições públicas e privadas para chegar na do TRT8, que usa e fortalece nossa marca", destacou Taissa Bencke, assistente de comunicação do TRT8, responsável pelo projeto.
Envio de mensagens para grupos de email
A resolução também estabelece permissões e normas para o envio de mensagens para os grupos de e-mails institucionais, são eles: todos@trt8.jus.br, desembargadores@trt8.jus.br, magistrados@trt8.jus.br e servidores@trt8.jus.br. Veja quem pode enviar mensagens para cada um desses grupos:
- Para o email todos@trt8.jus.br: Apenas o Desembargador Presidente, a Assessoria de Cerimonial (ASCER) e a Assessoria de Comunicação (ASCOM).
- Para o e-mail desembargadores@trt8.jus.br: Os Desembargadores, o(a) Secretário(a)-Geral Judiciário(a), a Secretaria-Geral da Presidência (SEGER), a ASCER, a Diretoria-Geral (DIGER) e o(a) Assistente da Revista e Publicações.
- Para o e-mail magistrados@trt8.jus.br: Os Magistrados, o(a) Secretário(a)-Geral Judiciário(a), a SEGER, o Secretário(a) da Corregedoria, a ASCOM, a ASCER, a DIGER, o(a) Assistente da Revista e Publicações e a Escola Judicial.
- Para o e-mail servidores@trt8.jus.br: O Desembargador Presidente, a ASCER, a ASCOM, a DIGER e os ocupantes de Cargos em Comissão.
Armazenamento de arquivos
A resolução estabelece, ainda, regras para a o uso da rede local e define quais arquivos podem, ou não, ser armazenados na rede do TRT8. O usuário deve periodicamente eliminar arquivos desnecessários e evitar a manutenção de mais de uma cópia do mesmo arquivo na rede corporativa.
O TRT da 8ª Região poderá excluir conteúdo que não esteja de acordo com as normas de segurança da informação do Tribunal e fica restrito aos usuários da ASCOM, SEJUD, Turmas, Biblioteca, ECAISS, EJUD e SETIN o armazenamento de mídia (áudio e vídeo) e arquivos executáveis nos diretórios compartilhados, desde que sejam do interesse do serviço.
Softwares e Hardweres
É proibida a instalação de qualquer programa de computador, além daqueles utilizados nos computadores de propriedade do TRT da 8ª Região, sem a autorização da Secretaria de Tecnologia da Informação. As solicitações de utilização de softwares ou aplicações que não constem na lista homologada deverão ser encaminhadas à SETIN, através de chamado aberto na central de serviços, com as devidas fundamentações.
Suportes
A equipe da SETIN não prestará suporte técnico em hardware ou software que não seja fornecido pelo Tribunal e não prestará suporte técnico em equipamentos fornecidos pelo Tribunal, fora de suas dependências, com exceção em casos de eventos institucionais.
Leia a resolução completa e fique por dentro das diretrizes para o uso dos Recursos da Tecnologia da Informação e Comunicação.
