TRT8 encerra fase de Avaliação de Riscos do Plano de Gestão de Riscos da 8ª Região
Terminou no dia 2 de fevereiro, a fase de Priorização dos eventos de Riscos do Plano de Gestão de Riscos do TRT8. Servidores dos Núcleos do 1º e 2º Grau, Núcleo Administrativo e de Fora da Sede foram convidados a contribuírem com a priorização dos riscos segundo o critério de relevância.
Após o Treinamento Prático e apresentação da matriz FMEA e do Plano de Tratamento Simplificado pelas Unidades do Tribunal, foram registrados 1.116 (mil cento e dezesseis) eventos de riscos.
Desta maneira, a equipe de Apoio a Gestão de Riscos, realizou uma pré-seleção dos riscos mapeados pelas Unidades, com as categorias média, alta e muito alta de probabilidade e impacto. Os referidos eventos, no primeiro momento, foram priorizados com base nos critérios da medida dos riscos, reduzindo para 696 (seiscentos e noventa e seis).
Ato seguinte, a priorização seguiu com a utilização do critério de relevância. “o Grupo de Apoio à Gestão de Riscos revelou a necessidade de realizar uma análise mais acurada para a priorização dos eventos de riscos e definição de seus controles. Nada melhor do que convidar quem mapeou os eventos de riscos de suas Unidades para apoiar a etapa de priorização. Por questões orçamentárias, não tivemos como convidar todos os servidores de fora da Sede. Convidamos servidores de Ananindeua, representando assim o grupo de fora da Sede. Além disso, procuramos escolher servidores que já tiveram passagem em outras Varas de Fora Sede, como exemplo Diretores de vara que já passaram por Capanema, Macapá, Óbidos, etc. Assim, com o apoio de servidores de cada Núcleo, aplicando o critério da relevância, foi concluída mais uma etapa do Plano de Projeto”, esclareceu Ena Duque, Coordenadora de Governança Institucional.
Durante o mês de janeiro, no laboratório de informática do Polo Administrativo, os servidores convidados analisaram a Matriz FMEA elaborada anteriormente pela sua Unidade e foram orientados a preencher uma nova planilha dando continuidade ao trabalho. “Conforme os servidores inseriam os dados, uma pontuação final de relevância era gerada. A planilha já continha as fórmulas e tudo foi calculado cientificamente. Não há empirismo.” explicou Alberto Rodrigues, Chefe da Seção de Riscos e Controles Administrativos.
Alberto Rodrigues, envolvido no Projeto desde 2015, demonstra-se satisfeito com o andamento do Projeto e envolvimento dos servidores. “Todas as etapas foram realizadas pelos servidores e não pelo Grupo de Apoio. A Gestão de Risco tem que ser priorizada. Inicialmente o assunto pode parecer abstrato, mas quando os controles começarem a ser aplicados, a mudança será concreta.”
O servidor Francisco Hamilton, Diretor da 1ª VT de Ananindeua, participou da etapa de mapeamento dos riscos e achou interessante poder ajudar a evitar os riscos, não só de Belém mas do TRT8 como um todo. “Espero que possamos minimizar os riscos de acidentes e problemas que afetam os servidores da 8ª Região. Hoje, a nossa maior preocupação é com o PJe, quais são as consequências do seu uso a longo prazo.”
Marcelo Ferreira, da 3ª VT de Ananindeua, representando as Varas de Fora da Sede achou o projeto pioneiro. “O projeto possibilita que tenhamos uma ideia geral de todas as dificuldades que a 8ª Região passa, como saúde, quantidade de servidores, estruturas físicas das Varas, etc. Nos sentimos incluídos e empolgados com o projeto! Minha expectativa é que os riscos sejam minorados e que possamos visar uma melhora contínua. Até chegarmos ao risco mínimo!”
A Servidora Regina Uchôa, da Secretaria Administrativa também acredita no projeto. “Há 23 anos que trabalho no Tribunal e é a primeira vez que vejo um projeto de mapeamento de riscos. Toda a minha equipe contribuiu para este mapeamento pois todos nós ganharemos com ele!”
Falar de mitigação de riscos pode não ser tão palpável, mas na prática, no dia a dia, os resultados serão positivos, segundo Regina, melhorias na elaboração do Edital e no Termo de Referência aumentam as chances de uma licitação bem sucedida. “Uma licitação bem sucedida tem mais rapidez. Um processo administrativo longo, é caro, não só pela hora do trabalhador, mas impacta no resultado do setor, principalmente do setor que precisa daquele serviço que está sendo licitado. Se conseguirmos mitigar estes riscos, com certeza os resultados serão muito positivos para o Tribunal.”
Após concluída a fase de priorização de riscos, o Grupo de Apoio à Gestão de Riscos se reuniu para avaliar o material produzido colaborativamente com os Núcleos. A reunião começou com as palavras de Ena Duque, Coordenadora da Governança Institucional. “Estamos quase concluindo o desafio que nos foi dado pelo Desembargador José Alencar. Gostaria de parabenizar a toda a equipe envolvida, especialmente aos servidores Alberto Rodrigues e Roberto Cordovil por terem conduzido com maestria todo o dia-a-dia da fase de avaliação de riscos.” Complementando e reforçando as palavras da Ena, Izaneide Pinheiro da COAUD acrescentou que este será um maravilhoso legado deixado para o TRT8, fruto do trabalho e dedicação desta equipe."
Alberto Rodrigues iniciou a apresentação agradecendo as palavras dos colegas e seguiu apresentando a planilha com os 696 riscos priorizados pelos núcleos. "Houve envolvimento e comprometimento dos presentes. Não era apenas um papel sendo preenchido. Sabiam da relevância para o seu dia a dia." elogiou Roberto Cordovil também integrante da equipe de Apoio a Gestão de Riscos.
Definida a prioridade de ação nos riscos, a Equipe elaborará o Plano de Tratamento com sugestões fornecidas pelos próprios servidores. O Plano de Tratamento consiste na elaboração de planos de contingência para diminuir a probabilidade dos acontecimentos. Após aprovação da Presidência, o documento será disponibilizado para todas as Unidades do TRT8.
Veja as fotos no Flickr do TRT8.
A Ascom8 entrevistou os servidores Alberto Rodrigues e Ena Duque, integrantes do Grupo de Apoio a Gestão de Riscos e conseguiu respostas para dúvidas mais frequentes:
O que o servidor verá no Plano de Tratamento?
Neste documento os magistrados e servidores terão acesso aos riscos de sua Unidade levantados pela equipe, os riscos com sua relevância e a orientação de possíveis ações para diminuir os riscos, incertezas e vulnerabilidades da sua unidade.
De forma concreta como isso afetará a vida dos servidores e magistrados?
A gestão de riscos em toda JT8 consegue demonstrar para a administração eventos de riscos que cada unidade do tribunal passa. O que cada servidor e magistrado passa no seu dia a dia. E pelos critérios de relevância conseguimos identificar quais são muito altos e precisam ser minimizados ou eliminados. E através do monitoramento será possível mudar esta realidade. Muitas vezes não entendemos o risco do outro. Mas quem passou por aquela situação sabe bem como seu dia a dia é afetado.
Qual a expectativa da TRT8 ao desenvolver este trabalho?
Esperamos que possamos prestar um serviço melhor ao jurisdicionado. Nossos servidores e magistrados precisam de uma boa estrutura, boa saúde e qualidade de vida. Através deste mapeamento descobrimos que alguns lugares já oferecem isso mas outros ainda precisam de mais investimentos. Tornando a JT8 um lugar melhor de se trabalhar, pretendemos oferecer uma melhor prestação jurisdicional.
Após o Plano de Tratamento ser aprovado e disponibilizado, qual será a próxima etapa?
A mitigação dos riscos, colocar em prática o Plano de Tratamento já em abril. Queremos incluir a Gestão de Riscos no Risk Manager. Estamos trabalhando para que possamos implementá-los ainda neste ano.
Servidores novos que precisarem ou quiserem saber mais sobre o assunto como devem proceder?
Além da disponibilidade de toda a equipe de Apoio por telefone, videoconferência ou e-mail. O TRT8 disponibiliza vídeos, indicação de leitura e curso EAD para ajudar a todos os interessados no assunto.
Veja mais sobre no Portal TRT8 Governança Institucional
Contatos: Grupo de Apoio à Gestão de Riscos (COGIN, COGES e COAUD): gestao.riscos@trt8.jus.br
Veja na CN matérias sobre a Gestão de Riscos:
