Gestão de Processos
O gerenciamento de processos tem como objetivo otimizar e padronizar as atividades realizadas pelo órgão para produção e entrega de produtos ou serviços.
A área de Seção de Processos é responsável por atividades relacionadas à gestão e melhoria de processos dentro do Tribunal. Abaixo estão algumas competências e atribuições associadas a essa área:
- Mapeamento de Processos:
- Identificar, documentar e analisar os processos existentes no Tribunal, por fases e por áreas (AS IS).
- Desenvolver desenhos dos processos para visualizar as atividades, fluxos de trabalho e interações com outras áreas.
- Padronização e Documentação:
- Criar e manter documentação dos fluxos de trabalhos mapeados (AS IS e TO BE).
- Análise Problemas de Eficiência dos Processos:
- Avaliar em conjunto com as áreas os possíveis problemas e a eficiência dos processos existentes, identificando oportunidades de melhoria e otimização.
- Propor padrões para a execução de processos. (to be)
- Implementação de Melhorias:
- Propor estratégias e planos de ação para melhorar a eficiência e eficácia dos processos.
- Colaborar com outras equipes para implementar mudanças nos procedimentos e no fluxo de trabalho.
- Automação de Processos:
- Avaliar a viabilidade e implementar soluções de automação (sistemas) para simplificar tarefas e reduzir erros.
Os processos podem ser classificados em diferentes categorias, como:
- Processos de negócios (primários), que estão diretamente relacionados às operações da organização e agregam valor diretamente;
- Processos de suporte, que fornecem recursos e serviços de apoio para os processos primários; e
- Processos de gestão, que envolvem a coordenação e o controle de todas as atividades da organização e não influenciam diretamente na capacidade de realização de entregas.
O objetivo principal do mapeamento de processos é melhorar a eficiência e a eficácia das atividades, identificando áreas que podem ser melhoradas. Também pode ajudar a identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de automação, por exemplo. São atividades do mapeamento de processos:
Benefícios:
A gestão de processos é uma abordagem estratégica que visa aprimorar a eficiência, qualidade e flexibilidade das operações e traz uma série de benefícios contribuindo para o alcance dos objetivos organizacionais. Dentre eles:
Melhoria da Eficiência Operacional:
- Identificação e eliminação de redundâncias, desperdícios e atividades desnecessárias nos processos.
- Otimização de fluxos de trabalho para reduzir o tempo e recursos necessários para concluir tarefas.
Aumento da Produtividade:
- Padronização de procedimentos leva a uma execução mais consistente e eficiente das atividades.
- Automação de tarefas repetitivas, liberando tempo para atividades mais estratégicas.
Tomada de Decisões Informada:
- Melhor visibilidade dos processos permite uma análise mais detalhada e informada.
- Disponibilidade de dados precisos e atualizados para embasar decisões estratégicas.
Promoção da Inovação:
- Criação de um ambiente que favorece a inovação por meio da identificação de oportunidades de melhoria contínua.
- Encorajamento da colaboração e troca de ideias para inovar nos processos existentes.
