Metodologia de Análise, Aprovação e Priorização de Demandas
Foi instituída através da Portaria PRESI N° 1006, de 2 de Outubro de 2023 a Metodologia de Análise, Aprovação e Priorização de Demandas de Projetos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região.
O objetivo principal da Metodologia é elaborar um ranking dos projetos do Tribunal por categorias, tornando o fluxo das informações mais transparente, claro, participativo, útil, e ágil sobre o grau de importância de cada projeto para a Alta Administração, para os Comitês de apoio e para as demais partes interessadas (Demandantes, Escritórios de Projetos, Gerentes, Equipes, Áreas Executoras).
O fluxo de análise, aprovação e priorização de demanda de projeto é um processo utilizado para avaliar, analisar e decidir sobre a viabilidade e prioridade de um novo projeto proposto. Esse fluxo envolve várias etapas que garantem que o projeto esteja alinhado aos objetivos estratégicos do Tribunal, recursos disponíveis e necessidades das áreas. De forma resumida, o passo a passo desse fluxo consiste em:
- Solicitação: O solicitante registra através da Central de Serviços uma solicitação inicial descrevendo a ideia básica, os objetivos, os resultados esperados e os motivos pelos quais o projeto é importante.
Link para Solicitação - Triagem Inicial: A equipe da COEPP, responsável pela análise das demandas, avalia e faz uma triagem inicial da solicitação, incluindo-a no backlog de demandas de projetos a serem avaliadas.
- Análise Técnica Preliminar e de Viabilidade: A equipe técnica em conjunto com a área de negócio analisa os aspectos negociais, operacionais e de recursos para a demanda. Com base na análise preliminar, é avaliada a viabilidade do projeto. Isso inclui preencher o Checklist de Análise Preliminar que considera itens como: o escopo mínimo do projeto (MVP), se projeto é tecnicamente realizável, se pode ser entregue dentro do prazo, se existem recursos disponíveis, se os possíveis riscos são aceitáveis, etc.
- Priorização: A lista de demandas já pré-aprovadas passará pelo processo de categorização e priorização, onde serão atribuídas pontuações a cada um dos critérios estabelecidos. Ao final, cada projeto terá uma pontuação e ocupará um lugar específico no ranking de projetos já avaliados.
- Aprovação: A decisão final sobre a aprovação da lista priorizada dos projetos é tomada nessa etapa. Se o projeto receber a aprovação da Presidência, é oficialmente liberado para prosseguir na ordem estabelecida pelos critérios de priorização e é incluído no Portfólio de Projetos pela COEPP.
Benefícios da Priorização:
- Minimizar as interrupções frequentes de projetos/atividades em execução;
- Possibilitar ter uma lista de projetos bem definida e devidamente comunicada;
- Subsidiar os gestores com informações úteis para uma tomada de decisão.
Problemas evitados:
- Priorização de um projeto de maneira isolada;
- Desalinhamento entre os esforços das equipes e os projetos prioritários;
- Esforços descoordenados entre as diversas unidades/setores;
- Interrupções frequentes de projetos/atividades em execução.
Regras de Priorização:
Os critérios de priorização de demandas selecionadas para o TRT8 possuem 4 dimensões, desdobradas em 9 critérios de natureza técnica e 2 de natureza política, com pesos e escalas pré-definidos.
Ao final da atividade de priorização, se tem uma pontuação para cada projeto. O somatório do enquadramento dos 9 critérios técnicos e 2 políticos, de acordo com as informações da demanda de projeto, serão submetidas para o conhecimento do Comitê ou Comissão e para aprovação da Presidência. De posse dessas informações será feita a deliberação de aprovação ou rejeição da lista de projetos priorizados, na ordem em que foram listados.
Critérios:
- Usuários Beneficiados (peso 2): Quantidade de usuários do TRT8 e externos beneficiados pelo resultado do projeto.
- Alinhamento aos Objetivos Estratégicos (peso 2): Quantidade de objetivos estratégicos impactados pelos resultados esperados do projeto.
- Processos Organizacionais Impactados (melhorados/alterados) (peso 2): Quantidade de macroprocessos diretamente melhorados ou alterados pelo resultado do projeto.
- Determinação Regional ou de Órgão Superior (peso 3): As determinações devem ser comprovadas por meio de resoluções, portarias, ofícios ou atas de reuniões deliberativas.
- Duração total (meses)(Peso 2): Estimativa de duração total (meses) do projeto. O critério duração já contempla a complexidade, uma vez que os projetos mais complexos demandam mais tempo.
- Tamanho da Equipe necessária (Peso 2): Recursos humanos necessários com dedicação exclusiva ou parcial para realizar o projeto.
- Custos do Projeto (Peso 2): Valor total estimado do projeto, incluindo todas as suas fases e entregas. Os valores foram sugeridos a partir dos limites fixados na Lei nº 14.133/21 - Lei de Licitações e Contratos Administrativos.
- Gravidade - Impacto da não execução do projeto (Peso 3): É a identificação dos impactos negativos pela não execução do projeto. Caso o projeto se relacione com mais de um contexto, seu enquadramento deverá ser no contexto que represente maior nível de gravidade.
- Urgência no Projeto (prazo para início) (Peso 3): Prazo limite para o início do projeto a partir da restrição de data para a conclusão de determinada entrega.
- Categoria do Projeto: Classificação de abrangência do projeto na visão da Alta Administração.
- Relevância: Número absoluto atribuído pelo Comitê/Presidência conforme sua visão de relevância do projeto, considerando sua posição sequencial com relação aos demais projetos já existentes no portfólio.
Para maiores detalhes sobre as dimensões, os critérios utilizados e as pontuações, consultar a Metodologia de Análise, Aprovação e Priorização de Demandas de Projetos.
