Metodologia de Gestão e Mapeamento de Processos

Foi instituída através da Portaria PRESI Nº 301, de 25 de Março de 2024 a Metodologia de Gestão de Processos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região.

Para execução do trabalho de Mapeamento e Gestão de Processos as seguintes atividades serão realizadas em conjunto com os envolvidos:

• Análise das demandas e objetivos;
• Priorização das demandas do Portfólio de Processos;
• Reuniões com as áreas envolvidas no(s) processo(s);
• Documentação do processo no formato AS-IS;
• Identificação de problemas e priorização dos problemas identificados;
• Propostas de sugestões de melhoria;
• Apresentação e discussão referente às melhorias sugeridas;
• Institucionalizar o Processo;
• Documentação do processo no formato TO-BE (Plano de Ação);
• Execução e Acompanhamento.

1. Identificar os Processos

• Identificar os processos a serem analisados por área, através de reuniões, brainstorms, etc;
• Priorizar a análise dos processos, utilizando uma matriz de impacto x severidade e considerando a cadeia de valor do Tribunal.

2. Definir o objetivo da Análise

• Compreender a necessidade e expectativa com relação ao resultado a ser entregue;
• Definir os objetivos da análise do processo e principais resultados almejados: redução no tempo, redução de custo, aumento de produtividade, aumento de qualidade, etc.
• Planejar a análise dos processos considerando os limites dos processos e seus respectivos atores.

3. Mapear o Processo - AS IS (Diagnóstico da Situação Atual)

• Fazer o levantamento do funcionamento do processo através de reuniões com os executores das atividades;
• Identificar as atividades do processo, além de coletar os objetos gerados por cada ator envolvido;
• Documentar através de fluxos a sequência das atividades executadas (Modelo As Is).

4. Analisar e Fazer Diagnóstico dos processos

• Identificar os problemas (em conjunto com as áreas) existentes na execução atual dos processos (gargalos, regras de negócio, gaps, etc);
• Obter uma lista de necessidades e oportunidades de melhorias e aperfeiçoamento para o processo.

5. Propor Soluções e Modelar o Processo - TO BE

• Redesenhar o processo (TO BE) com base nas oportunidades de melhorias para o cenário futuro e ideal;
• Propor soluções para problemas identificados no mapeamento As Is.
• Deixar claro as mudanças a serem implementadas após a análise das atividades do processo;
• Elaborar planos de ação (para processos mais complexos) e identificar os responsáveis pela implementação das melhorias.

Acompanhamento e Gestão:

• Painel de Acompanhamento dos Processos Mapeados
  • Painel do PowerBI com leitura dos dados do LABORE para acompanhamento do andamento das fases do mapeamento dos processos por área;
• Painel do PowerBI mostrando a cadeia de valor dos processos do Tribunal.
• Página de Documentação dos Processos Mapeados
  • Página no Portal ou site próprio onde estarão documentados os processos já mapeados (modelos AS IS e modelos TO BE).