Atendimento aos Usuários
O Arquivo Geral funciona de segunda a sexta-feira, de 08h às 15h.
O acesso ao acervo arquivístico sob a custódia e guarda do Arquivo Geral está disponível por meio de consulta, empréstimo, desarquivamento, de segunda a sexta-feira, de 09h às 14h.
- Fone: (91) 3255-4139
- E-mail: arquivo.geral@trt8.jus.br
Capacitação e assistência técnica
Cabe a Seção de Gestão Documental, em parceria com a Secretaria de Recursos Humanos, promover a capacitação e o aperfeiçoamento do pessoal envolvido com as atividades de gestão de documentos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região.
A assistência técnica arquivística poderá ser prestada por meio de telefonemas, e-mail ou de visitas técnicas, programadas e agendadas de acordo com a prioridade da demanda.
Consulta
A consulta, aos documentos de guarda intermediária deverá ser precedida de comunicação, com no mínimo 48 horas de antecedência, por telefone ou e-mail ao Arquivo Geral, a fim de agilizar a localização e o acesso dos documentos a serem consultados.
Será realizada na sede do Arquivo Geral do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região, por servidor autorizado pela unidade transferidora.
A consulta de terceiros somente será permitida mediante expressa autorização da unidade transferidora ou em caso de unidades extintas por solicitação da Diretoria Geral do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região.
Observadas às condições de segurança e preservação do acervo e funcionamento do Arquivo Geral, não haverá restrições de acesso aos documentos de guarda permanente e aos não sigilosos.
Transferências Documentais
O Arquivo Geral da Seção de Gestão Documental é a unidade responsável pelo recebimento dos documentos de arquivo na fase intermediária, por sua guarda e preservação, pelo acesso, por meio da consulta, do empréstimo ou do desarquivamento e a pela destinação final destes documentos.
Guia de Transferência ou Recolhimento (função judicial)
Guina de Transferência ou Recolhimento (função administrativa)
Empréstimo e desarquivamento
Empréstimo ou desarquivamento, o que solicitar?
O desarquivamento de documentos é definido pelo retorno do documento arquivado ao trâmite administrativo ou judicial. Quando for autorizado o desarquivamento de um processo, este voltará à fase corrente e aguardará a época devida, de acordo com o cronograma de transferência de documentos, para regressar ao arquivo intermediário.
O empréstimo de documentos ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para fins de consulta, análise ou reprodução. O prazo de devolução do documento é de 30 (trinta) dias, e poderá ser renovado uma única vez por igual período.
Desarquivamento
- O documento, simples ou processo, será desarquivado mediante solicitação, por despacho, da autoridade competente quando houver necessidade de continuidade de análise da matéria.
- Após o desarquivamento, o documento, avulso ou processo, poderá ser tramitado ou a ele ser(em) anexado(s) ou apensado(s) novo(s) documento(s), avulso(s) ou processo(s).
- A operação de desarquivamento deverá ser registrada em sistema informatizado em uso no Regional.
- Solicitar desarquivamento, por meio Formulário de Desarquivamento de Documentos de Arquivo, de acordo com o Anexo – VIII da Resolução TRT8 043/2012 (modelo abaixo).
- Documentos desarquivados só podem ser devolvidos ao Arquivo Geral por meio de uma nova transferência.
Exemplo de Preenchimento:
- Azul: judicial
- Vermelho: Administrativo
Empréstimo:
O empréstimo de documentos, simples ou processos, não se caracteriza como desarquivamento, pois é a cessão temporária, que ocorre para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a consequente continuidade da ação documento.
O controle de retirada é efetuado por meio REQUISIÇÃO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO, na qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento.
A REQUISIÇÃO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s). Para o controle de empréstimo de documentos a REQUISIÇÃO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO deverá ser arquivada tal como Guia-Fora, para substituir o documento na caixa, pasta ou similar de onde foi retirado, devendo ser eliminado quando da devolução do documento emprestado.
Exemplo de Preenchimento:
- Azul: judicial
- Vermelho: Administrativo
Devolução de Desarquivamento
Documentos desarquivados só podem ser devolvidos ao Arquivo Geral por meio de uma nova transferência.
Devolução de empréstimo
Os empréstimos terão o prazo de 30 (trinta) dias para devolução, a contar da data de entrega do documento pelo Arquivo Geral e poderá ser renovado uma única vez, mediante prévia solicitação ao Arquivo Geral, que poderá ser feita por e-mail ou telefone.
Em hipótese alguma a devolução de documentos emprestados poderá ocorrer em conjunto a transferência de documentos e/ou processos.
Expirado o prazo máximo de empréstimo, o requisitante deverá requisitar o desarquivamento por meio da Requisição de Desarquivamento de Documentos de Arquivo, Anexo – VIII da Res. TRT8 043/2012 que pode ser adquirido no campo de desarquivamento acima.
No ato da devolução dos documentos emprestados, a unidade requisitante apresentará o respectivo formulário, que será imediatamente conferido pelo Arquivo na presença do servidor da unidade responsável pela devolução dos documentos.
Cabe ao Arquivo Geral do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região conferir a integridade física dos documentos devolvidos e a manutenção de sua ordem interna.
Caso seja detectada falta de documentos ou esses estiverem desorganizados, o Arquivo Geral do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região fará a imediata devolução à unidade requisitante, solicitando a regularização da situação.
O extravio, destruição ou inutilização de qualquer documento ou processo emprestado ou desarquivado pelo Arquivo Geral, incorre ao responsável pela solicitação as penalidades previstas no art. 25 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no art. 72 do Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008.
A unidade requisitante e a imediatamente superior na hierarquia serão comunicadas nos casos em que os documentos não forem devolvidos dentro do prazo estabelecido, ou quando não ocorrer solicitação de desarquivamento.
